Från svårgreppat problem till prioriterad actionlista på två timmar – med Lightning Decision Jam
Du som hängt med mig de senaste åren vet att jag är ett stort fan av den veckolånga designsprinten från Google. En helt briljant metod för att lösa olika typer av komplexa utmaningar med hjälp av tjänstedesign! Men det är ju inte alltid man har möjligheten – eller behovet – att spendera en hel vecka på att definiera ett problem, hitta lösningar, ta fram en prototyp och testa den på sin målgrupp.
För lite mindre komplexa eller mer avgränsade utmaningar är Lightning Decision Jam (eller förkortningen LDJ som vi tjänstedesignnördar brukar slänga oss med) ett mycket bra alternativ.
Låt mig kort beskriva hur man med ett LDJ på ett par timmar kan kasta in ett problem (och ett arbetsteam) i ena änden och få ut en prioriterad och delegerad actionlista i den andra.
Häng med!
Vad är ett Lightning Decision Jam?
Som en reaktion på ändlösa ostrukturerade möten och diskussioner som leder till försenade och fördyrade projekt lanserades LDJ som ett snabbare sätt att ta beslut och hitta rätt riktning. Metoden? Att ersätta alla öppna, ostrukturerade diskussioner med en tydlig process. Tysk effektivitet kanske du tänker på? Och det är kanske inte särskilt långt från sanningen med tanke på att upphovsmakarna AJ & Smart är baserade i Berlin.
LDJ bygger på de grundläggande principerna i Google Design Sprint:
Att jobba tillsammans, men individuellt, är mest effektivt
Saker du kan se eller röra vid trumfar oftast en abstrakt diskussion
Det är viktigare att komma framåt än att allt blir rätt
Kreativitet i all ära, men det är inte det som löser de flesta problemen
Vad kan man använda LDJ till?
Lightning Decision Jam är en mångsidig metod som går att använda för många typer av utmaningar. Men det är alltid bra att ha ett rätt tydligt definierat problem innan man kastar sig in i workshopen.
Några exempel:
Optimera konverteringsflödet i vår utcheckningsprocess
Förbättra våra kontorsmiljöer
Förenkla hur vi organiserar event
Hålla jämna steg med våra konkurrenter
Ta fram en taktik inför nästa säljkampanj
Hur går det till?
När du har definierat vilken utmaning som ska avhandlas i workshopen behöver du rekrytera ditt team. Jag rekommenderar 4-6 personer, även om man kan vara både fler eller färre om det skulle behövas. Se till att få med dig de som har god kännedom om problemet, och gärna personer som kommer med lite olika perspektiv eller insikter – exempelvis från olika delar eller olika nivåer av organisationen.
Och om du inte anlitar mig (eller en annan innovationsledare) behöver en av er ta på sig rollen som moderator/facilitator, den som ser till att workshopen inte fastnar i den diskussion och debatt vi människor av någon anledning är så vana vid och bekväma med. Som moderator kan man delta i workshopen, men kanske inte första gången man provar den.
Se till att rensa agendan i cirka två timmar och att ni har tillgång till ett rum med whiteboard och post it-lappar (eller Teams/Zoom och en digital whiteboard som Miro eller Mural). AJ & Smart säger själva att man klarar av en LDJ på 30-45 minuter men det gäller nog bara för ett rätt samspelt och erfaret team. Åtminstone de första gångerna brukar det ta längre tid än så.
1. Kartlägg nuläget (10-20 minuter)
För att veta vart man borde gå är det alltid värdefullt att förstå var man befinner sig. Därför börjar ett Lightning Decision Jam med att fastslå nuläget. Rita en båt som seglar på havet (eller dra ett horisontellt streck och beordra teamet att ha fantasi). Till att börja med ska vi fånga det som är ”ovanför vattenytan” – dvs det som fungerar bra – för att sedan försöka fånga problemen som riskerar att vara ett ankare som bromsar oss eller har potential att helt dra ner oss i djupet.
Sätt klockan på 4-5 minuter och uppmana alla att skriva ner sånt som fungerar bra.
En sak per post-it
Ingen diskussion – alla jobbar enskilt
Uppmuntra alla att skriva så många lappar som möjligt
När tiden är slut får varje deltagare en minut på sig att kort berätta vad man skrivit på sina lappar och samtidigt sätta upp dem på tavlan. Tanken är inte att få en diskussion; de enda frågorna som tillåts är om man inte förstår vad som menas med en specifik lapp, exempelvis i vilken situation den utspelas eller vilka som är involverade i den processen.
När alla satt upp sina lappar är det dags att fokusera på vad som fungerar dåligt eller skapar irritation. Återigen ställs klockan på 4-5 minuter och det är dags att använda pennan och post it-blocket (eller tryck på ”N” i Miro). Nu listas de problem och svårigheter man upplever kopplat till workshopens ämne.
När tiden är ute sätter teamet upp sina lappar utan att presentera dem (med undantag för om någon lapp är oläslig eller svår att förstå). Klustra gärna ihop liknande lappar med varandra för att underlätta kommande steg.
2. Prioritera problemen (5-10 minuter)
För att prioritera de identifierade problemen används den beprövade tekniken ”dot-voting” vilket innebär att varje deltagare får 3-5 färgade runda etiketter med klister (du vet, såna prickar som passar perfekt att trycka fast på en post it-lapp). Nu är det dags att rösta på de problem varje deltagare tycker gör mest ont, som är viktigast att lösa. Det är alltid helt okej att rösta på sina egna lappar om man tycker att de är viktigast.
Ställ klockan på tre minuter och när tiden är slut är det moderatorns uppdrag att arrangera problemen i prioriteringsordning med de med flest röster högst upp.
3. Omformulera problemen till utmaningar (3-5 minuter)
Nu är det dags för teamet att hjälpas åt och försöka formulera om de prioriterade problemen till utmaningar, så kallade ”HMW” eller ”Hur kan vi”-lappar. Ta ett i taget. Några exempel:
Problem:
För lite reaktioner på Facebook
Många stavfel i bloggen
Jag vet aldrig vad som är på gång
Omskrivet som utmaning:
Hur kan vi få mer engagemang på våra Facebookinlägg?
Hur kan vi öka kvaliteten på våra marknadsföringstexter?
Hur kan vi få alla att känna sig uppdaterade i våra projekt?
Teamet får avgöra om man fokuserar resten av workshopen åt en eller flera av utmaningarna – det går bra att ta flera samtidigt. (Och de man inte jobbar vidare med under den här workshopen är oftast bra underlag för andra typer av planerings- eller prioriteringsmöten.)
4. Hitta lösningar (10-20 minuter)
Nu är det äntligen dags att hitta lösningar på de formulerade problemen! Och precis som tidigare så är det med hjälp av post-its, tuschpennor och teamets skarpa hjärnor.
Ställ klockan på fem minuter och be alla att ta fram så många idéer som möjligt på hur man kan lösa det aktuella problemet. Om ni har valt att jobba med flera problemområden så tar ni fem minuter per utmaning, i tur och ordning.
Sätt upp lösningsidéerna kring lappen med utmaningen. Ingen särskild ordning är nödvändig, men det kan vara bra att hjälpligt klustra ihop likadana lösningsförslag för att underlätta omröstningen. Lösningarna ska inte presenteras men säkerställ när de sätts upp att de går att begripa och ställ eventuella förtydligande frågor om så inte är fallet.
5. Prioritera lösningar (5-10 minuter)
Nu får varje deltagare 6 omröstningsprickar (om man kör digitalt föredrar jag att använda digitala prickar istället för Miros inbyggda omröstningsfunktion) och fyra minuter på sig att rösta på de lösningar de tror bäst skulle kunna fungera för ”Hur kan vi”-utmaningen. Precis som tidigare får moderatorn sortera idéerna i prioriteringsordning med den idén med flest röster högst upp. Vanligtvis kan man bortse från idéer som bara fått en röst.
6. Väg vinsten mot insatsen (10-15 minuter)
”Impact/effort” är en gammal beprövad metod för att avgöra vilka insatser som är vettiga att genomföra och inte. Finns det några quick wins och finns det något som låter bra men som kanske kostar mycket mer än vad det någonsin kommer att smaka? Ett impact/effort-diagram, eller Eisenhower-diagram som det ofta kallas, är bra för just detta och den metod som upphovsmakarna AJ & Smart rekommenderar.
En ännu mer intressant metod tycker jag själv är ”NUF”, där man poängsätter varje idé utifrån ”novelty”, ”user value” och ”feasibility”. På svenska – vilket nyhetsvärde eller innovationshöjd har funktionen, vilket värde tillför det användaren och hur lätt är det att ta fram den? De funktioner som får högst totalpoäng är de man bör fokusera på först.
7. Gör en action plan (10 minuter)
Ta de högst prioriterade lösningsförslagen och hitta tre konkreta steg för att starta igång arbetet. En bra riktlinje är att de tre stegen ska gå att genomföra inom 1-2 veckor. De tre stegen innebär inte att man når fram till lösningen, men ökar chansen för att arbetet påbörjas och att organisationen får insikter om vägen framåt.
Och som vanligt med tjänstedesign är det just det – att snabbt få en större förståelse för om idén har potential eller inte – som är viktigare än att alla idéer ska fungera klockrent.
Ett exempel:
Skriv gärna också vem i teamet som är ansvarig och gärna en deadline för att ta respektive punkt vidare så minskar risken för att de goda idéerna rinner ut i sanden.
Grattis – du har genomfört ett Lightning Decision Jam!
När du fått in det här strukturerade och actionorienterade arbetssättet kommer du knappast att längta tillbaka till ostrukturerade diskussionsmöten där den som har högst rank eller är bäst på att övertyga andra blir den som går vinnande ur diskussionen. Eller vinnande? Allt för ofta leder ju diskussionsmötet till i princip… ingenting. Eller kanske några goda idéer som alla är överens om är bra men som ingen tar vidare till implementation.
LDJ är ett bra verktyg för att få upp ögonen för att jobba med tjänstedesign och kanske bli nyfiken på att testa Google Design Sprint för de lite större eller tuffare utmaningarna. Eller så kan man helt enkelt vara nöjd med att få lite mer tysk disciplin i sin arbetsmodell.
Hör gärna av dig om du vill testa ett LDJ tillsammans med mig. Just nu! Första försöket är det du som avgör priset – blir du inte nöjd så är det gratis. Läs mer om kampanjen här. Eller signa upp för mitt nyhetsbrev här nedanför för att få fler metodtips och trix.
Disclaimer: Förutom själva metoden har jag också skamlöst lånat flera av exemplen i den här guiden från AJ & Smart själva. Som en av mina favoritkunder brukar repetera: ”Steal with pride”. Deras presentation av Lightning Decision Jam hittar du på https://www.ajsmart.com/ldj.
